Finans, satış, satın alma, stok, üretim, insan kaynakları ve diğer iş süreçlerinizi tek bir yönetilebilir yapı altında toplamak için ERP dönüşümünüzü analizden canlı kullanıma kadar planlıyoruz.
ERP yalnızca muhasebe programı veya stok takip sistemi değildir.
Enterprise Resource Planning yani Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri; farklı departmanlarda yürütülen iş süreçlerinin ortak veri ve kurallar üzerinden yönetilmesini sağlar.
Satış ekibinin oluşturduğu siparişin satın alma, stok, üretim, sevkiyat ve finans süreçleriyle birbirine bağlı ilerlemesi buna örnektir.
İyi planlanmış bir ERP sistemi, işletmenin yalnızca verilerini kaydetmez. Süreçlerin standartlaşmasına, performansın ölçülmesine ve yöneticilerin doğru bilgiye daha hızlı ulaşmasına yardımcı olur.
İşletme büyüdükçe Excel dosyaları, birbirinden bağımsız yazılımlar ve manuel işlemler yönetimi zorlaştırmaya başlayabilir.
Satış, finans, stok veya üretim ekiplerinin aynı konu hakkında farklı Excel dosyaları ve uygulamalar kullanması veri tutarsızlığına neden olabilir.
Kritik operasyonların kişisel Excel dosyaları, e-postalar veya manuel tablolar üzerinden yürütülmesi süreçlerin kişilere bağımlı hale gelmesine neden olabilir.
Aynı müşterinin, siparişin veya ürün bilgisinin farklı sistemlere tekrar tekrar girilmesi hem zaman kaybına hem de operasyonel hatalara yol açabilir.
Gerçek stok miktarının, rezervasyonların, bekleyen siparişlerin ve depo hareketlerinin aynı anda görülememesi operasyonel kararları zorlaştırabilir.
Rapor oluşturmak için birden fazla sistemden veri toplanması gerekiyorsa yönetim ihtiyaç duyduğu bilgiye zamanında ulaşamayabilir.
Bir siparişin, satın alma talebinin veya üretim emrinin hangi aşamada olduğu net görülmüyorsa operasyonların kontrolü zorlaşır.
ERP projelerindeki en önemli hatalardan biri, işletmenin süreçleri anlaşılmadan yazılım seçimine başlanmasıdır.
Satış siparişi nasıl açılıyor, satın alma talebi kim tarafından oluşturuluyor, stok hareketleri nasıl takip ediliyor, üretim planlaması hangi bilgiye göre yapılıyor ve finansal kayıtlar hangi noktada oluşuyor gibi soruların cevaplarını belirliyoruz.
Böylece yeni sistemin işletmeyi zorlaması yerine işletmenin operasyonunu desteklemesi hedeflenir.
Her departmanın beklentisi farklı olabilir. Bu beklentileri iş hedefleriyle birlikte değerlendirerek önceliklendiriyoruz.
İşletmenin günlük operasyonunun ERP üzerinde sürdürülebilmesi için mutlaka karşılanması gereken fonksiyonları belirliyoruz.
Operasyonu doğrudan durdurmasa bile süreçlerin daha hızlı, ölçülebilir ve daha az manuel işlemle ilerlemesini sağlayacak fonksiyonları değerlendiriyoruz.
Projenin ilk fazında zorunlu olmayan ancak işletme büyüdükçe veya sistem olgunlaştıkça devreye alınabilecek geliştirmeleri yol haritasına ekliyoruz.
İşletmenin finansal hareketlerinin operasyonel süreçlerle birlikte merkezi şekilde takip edilmesini sağlayan yapı.
Müşteri talebinden sipariş ve sevkiyata kadar satış operasyonlarının tek bir süreç üzerinden takip edilmesi.
Malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının talepten tedarikçiye kadar kontrollü bir onay süreci içerisinde yönetilmesi.
Malzeme hareketlerinin, depo bakiyelerinin ve stok seviyelerinin merkezi olarak takip edilmesini sağlar.
Üretim planlarının, malzeme ihtiyaçlarının ve operasyonların siparişlerle ilişkili şekilde yönetilmesini sağlar.
Müşteri ilişkilerinin satış sürecinden sonraki iletişime kadar daha düzenli ve izlenebilir hale getirilmesini sağlar.
Organizasyon ve personel süreçlerinin kurumsal veri yapısıyla birlikte yönetilmesine yardımcı olur.
ERP içerisinde oluşan operasyonel verinin yöneticilerin kullanabileceği anlamlı çıktılara dönüştürülmesini sağlar.
Piyasada çok sayıda ERP çözümü bulunur. Ancak popüler veya kapsamlı bir ürünün her işletme için doğru olması gerekmez.
İşletmenin ölçeği, süreç yapısı, sektör gereksinimleri, entegrasyon ihtiyacı, kullanıcı sayısı ve büyüme beklentileri değerlendirilmelidir.
Yeni ERP sistemine geçişte mevcut verilerin olduğu gibi taşınması her zaman doğru değildir.
Mükerrer müşteri kayıtları, hatalı stok kodları, eski ürünler, eksik bilgiler ve standart dışı tanımlamalar temizlenmeden yeni sisteme aktarılırsa mevcut problemler yeni ERP'ye de taşınır.
Modern işletmelerde ERP genellikle tek başına çalışan bir sistem değildir.
Standart ERP fonksiyonları birçok süreci karşılayabilir. Ancak her işletmenin kendine özgü çalışma şekilleri bulunabilir.
Bu noktada süreçlerin gereksiz yere karmaşıklaştırılması yerine gerçekten farklılaşan alanların belirlenmesi gerekir.
Gerekli durumlarda özel raporlar, entegrasyonlar, onay mekanizmaları veya işletmeye özel geliştirmeler planlanabilir.
ERP sisteminin yalnızca açılması yeterli değildir. Gerçek iş süreçlerinin baştan sona çalıştığı doğrulanmalıdır.
Müşteri teklifinin siparişe dönüşmesi, stok rezervasyonu, sevkiyat ve finansal kaydın oluşmasına kadar uçtan uca senaryo doğrulanır.
Departman talebinden başlayarak onay, tedarikçi seçimi, satın alma siparişi ve mal kabul aşamaları test edilir.
Malzemenin girişinden depolar arası transfere, üretim tüketiminden sevkiyata kadar stok miktarlarının doğru değiştiği kontrol edilir.
Ürün reçetesi, üretim emri, malzeme tüketimi ve ortaya çıkan mamul miktarlarının doğru şekilde işlendiği doğrulanır.
Operasyonel hareketlerin muhasebe ve finans sistemine doğru şekilde yansıdığı kontrol edilir.
Kullanıcıların yalnızca yetkili oldukları işlem ve verilere ulaşabildiği, raporların ise doğru sonuç ürettiği doğrulanır.
Kullanıcıların sistemi anlamadığı veya yeni süreçleri benimsemediği projelerde en iyi yazılım bile beklenen faydayı sağlamayabilir.
Bu nedenle kullanıcı rollerinin, sorumlulukların ve yeni çalışma yöntemlerinin açık şekilde tanımlanması önemlidir.
Aktarılacak verilerin ve ana kayıtların doğrulanması.
Departmanların temel işlemleri doğrulaması.
Kullanıcı ve rol yetkilerinin son kontrolü.
Yeni ERP sisteminin canlı kullanıma alınması.
İlk kullanım sorunlarının yakından takip edilmesi.
Merkezi veri yapısının en önemli avantajlarından biri işletmenin farklı alanlarının aynı veri üzerinden analiz edilebilmesidir.
Yönetim için anlamlı KPI'lar belirlenerek satıştan üretime, stoktan finansa kadar kritik performans göstergeleri daha görünür hale getirilebilir.
İşletmeler değişir, büyür ve yeni süreçler geliştirir. ERP sisteminin de bu değişime uyum sağlaması gerekir.
Sistemi günlük kullanan ekiplerden gelen talepler değerlendirilerek gerçek operasyon sırasında ortaya çıkan geliştirme alanları belirlenir.
ERP dönüşümü sonrasında işlem süreleri, manuel müdahaleler ve operasyonel darboğazlar yeniden değerlendirilir.
İşletmede kullanılan veya sonradan devreye alınan diğer sistemlerin ERP ile veri alışverişi yapabilmesi değerlendirilebilir.
İşletme büyüdükçe yeni departmanlar, süreçler veya operasyonlar ERP kapsamına kontrollü şekilde dahil edilebilir.
İşletmenin organizasyon yapısı, departmanları, mevcut sistemleri ve proje hedefleri anlaşılır.
ÇIKTI: Proje kapsamıSatıştan finansa kadar mevcut iş akışları ve departmanlar arası veri hareketleri çıkarılır.
ÇIKTI: Mevcut durum analiziKritik, önemli ve gelecekte ihtiyaç duyulabilecek fonksiyonlar sınıflandırılır.
ÇIKTI: Gereksinim listesiModüller, kullanıcı rolleri, süreçler ve entegrasyonlar hedef mimari üzerinde planlanır.
ÇIKTI: Hedef süreç modeliAktarılacak müşteri, ürün, stok ve diğer ana veriler temizlenir ve eşleştirilir.
ÇIKTI: Migration veri setiERP'nin diğer yazılım, web servisleri ve operasyonel sistemlerle bağlantıları hazırlanır.
ÇIKTI: Entegrasyon yapısıGerçek iş süreçlerini temsil eden uçtan uca kullanıcı senaryoları ile sistem doğrulanır.
ÇIKTI: Test sonuçlarıKullanıcıların görevlerine göre yeni sistem ve süreçler üzerinde eğitim verilmesi planlanır.
ÇIKTI: Hazır kullanıcılarSon veri aktarımı ve kontroller tamamlanarak yeni ERP sistemi canlı kullanıma alınır.
ÇIKTI: Canlı ERPKullanım verileri ve geri bildirimler doğrultusunda süreçler düzenli olarak geliştirilir.
ÇIKTI: Sürekli gelişimERP tasarımında işletmenin sektörü, operasyon modeli ve büyüklüğü dikkate alınmalıdır.
İlk aşamada mevcut iş süreçleri ve yaşanan problemler analiz edilmelidir. Yazılım veya ürün seçiminin bu analizden sonra yapılması daha sağlıklı olur.
Uygun veri yapısı ve teknik imkanlar bulunuyorsa mevcut veriler yeni sisteme aktarılabilir. Ancak aktarım öncesinde veri temizliği ve doğrulama yapılması önemlidir.
Hayır. İşletmenin ihtiyacına ve proje stratejisine göre modüller aşamalı olarak devreye alınabilir.
Kullanılan ERP ürününün entegrasyon imkanlarına bağlı olarak API, web servisleri veya farklı yöntemlerle diğer kurumsal sistemlerle veri alışverişi yapılabilir.
Evet. Teknik olarak başarılı bir sistemin işletmeye değer sağlayabilmesi için kullanıcıların süreçleri ve sistemi doğru kullanabilmesi gerekir.
İşletmenin süreçleri zaman içerisinde değişebileceği için sistemin izlenmesi, yeni ihtiyaçların değerlendirilmesi ve iyileştirmelerin yapılması faydalıdır.
Mevcut süreçlerinizi analiz edelim, ihtiyaçlarınızı belirleyelim ve işletmenize uygun sürdürülebilir ERP yol haritasını birlikte oluşturalım.
